在物料供應(yīng)商的日常管理過程中，主要涉及到供應(yīng)商信息變更、年度供應(yīng)商審計、績效評價、臨時評估以及證照管理幾個方面。

 

1、證照管理

 

　　應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商、物料相關(guān)證照的有效期至信息及時進(jìn)行索取和更新，包括質(zhì)量保證協(xié)議。

 

　　當(dāng)因為采購量較少而導(dǎo)致供應(yīng)商配合意愿低時，建議根據(jù)供應(yīng)商的歷史情況及現(xiàn)狀進(jìn)行綜合評估，進(jìn)而確定凍結(jié)或注銷該供應(yīng)商。

 

　　另外，建議審核《銷售人員法人授權(quán)委托書》時，酌情考慮是否需要增設(shè)有效期信息，避免后續(xù)管理時導(dǎo)致工作量的增加。

 

　　當(dāng)然也可在sop中列明資質(zhì)材料的分級，針對次要類別的可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)目刂疲�例如針對重要類資質(zhì)，一旦證照過期立即轉(zhuǎn)凍結(jié)。

 

　　在線下管理過程中，建議Excel收集好不同供應(yīng)商的證照信息，包括名稱、有效期至，通過Excel公式可以實現(xiàn)近效期、超期證照的自動可視化提醒，便于減少供應(yīng)商管理員排查證照有效性的工作量，保證供應(yīng)商證照可以得到動態(tài)的更新和管理。

 

2、年度供應(yīng)商審計

 

　　可以針對不同等級的供應(yīng)商設(shè)定不同的審計周期，根據(jù)首次審計日期以及周期，計算供應(yīng)商的審計到期日期，可以通過此方式對供應(yīng)商審計有效期至進(jìn)行動態(tài)提醒，在線下一般都會設(shè)計有供應(yīng)商年度審計計劃表格，該表格中會列舉出來供應(yīng)商周期性審計的任務(wù)安排，建議根據(jù)供應(yīng)商的物理位置來確認(rèn)審計的行程安排，盡可能一個路線將多個近距離的供應(yīng)商審計覆蓋掉，以減少差旅成本。

 

　　另外，如果屬于集團(tuán)層級供應(yīng)商，建議子公司SOP中說明是否可以引用其他公司的審計報告，建議需要對審計報告進(jìn)行審核，確認(rèn)其他公司的審計是否可以滿足本公司的質(zhì)量要求，因為有可能審計主體是原料藥公司執(zhí)行的，那么制劑公司在引用時需要考慮到該審計報告的適用性，避免引入潛在的風(fēng)險。

 

3、臨時評估

 

　　當(dāng)物料連續(xù)多批檢驗不合格或者物料需要使用在其他產(chǎn)品中時，需要啟動臨時評估，特別是后者，需要判斷該物料在對應(yīng)產(chǎn)品中的重要程度，如果重要程度增加，則代表物料等級可能會調(diào)整，需要根據(jù)變更后的等級進(jìn)行評估，例如增補(bǔ)工藝路線圖、開展試用、工藝驗證、供應(yīng)商審計等活動，評估通過后更新物料供應(yīng)商等級及其適用品種。

 

4、供應(yīng)商信息變更

 

　　當(dāng)供應(yīng)商信息發(fā)送變更時，需要及時告知企業(yè)，實際情況下很少可以獲得供應(yīng)商積極主動的告知，特別是主要做為研發(fā)物料購買時，由于購買量少，很有可能無法獲得供應(yīng)商的重視，這部分內(nèi)容需要企業(yè)和供應(yīng)商之間建立起良好的合作關(guān)系。

 

　　當(dāng)供應(yīng)商通知企業(yè)后，供應(yīng)商管理員需要根據(jù)變更的內(nèi)容進(jìn)行初步判斷，該變更是否可能對購買的物料質(zhì)量帶來影響，例如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、關(guān)鍵工藝、生產(chǎn)地址等變化需要進(jìn)行充分的評估，確認(rèn)需要開展哪些活動來對變更后的物料進(jìn)行評估，確認(rèn)其是否依然滿足預(yù)期使用要求。

 

　　無論是主動告知，還是被動知悉，當(dāng)觸發(fā)供應(yīng)商信息變更時，需要根據(jù)變更的內(nèi)容決定是否需要啟動供應(yīng)商臨時評估，例如供應(yīng)商的生產(chǎn)地址發(fā)生變化，可能會對供應(yīng)物料的質(zhì)量帶來影響，此時需要結(jié)合該供應(yīng)商的情況進(jìn)行判斷，通過額外的物料檢測、試用、工藝驗證、供應(yīng)商審計等活動進(jìn)行評估，以確保該物料供應(yīng)商依然可以達(dá)到預(yù)期用途。

 

5、績效評價

 

　　關(guān)于績效評價，可以針對供應(yīng)商級別做出評價，也可以針對物料級別做出評價，不論是哪種評價顆粒度，都是希望能夠通過定期的方式對物料供應(yīng)商進(jìn)行回顧、總結(jié)，確保其提供的物料能夠持續(xù)符合企業(yè)質(zhì)量要求，通過績效評價的方式，可以對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商放寬評價及審計周期，對表現(xiàn)較差的供應(yīng)商可以通過縮短對應(yīng)的周期或者立即觸發(fā)臨時評估來進(jìn)一步評估其質(zhì)量體系。

 

　　通過上述幾個環(huán)節(jié)的配合，實現(xiàn)物料供應(yīng)商的日常管理。