1、目的

 

　　對與食品安全管理體系及HACCP體系運行有關(guān)的文件進(jìn)行控制，保證其適用性、系統(tǒng)性、適宜性和完整性，確保工作現(xiàn)場所使用的文件為有效版本，防止誤用失效或作廢的文件。

 

2、適用范圍

 

　　適用于食品安全管理活動過程中使用的管理文件的控制。

 

3、職責(zé)

 

　　3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)食品安全管理方針和目標(biāo)、手冊、程序文件和外來文件的批準(zhǔn)。

 

　　3.2食品安全小組組長負(fù)責(zé)組織編寫和審核手冊和程序文件。

 

　　3.3各部門負(fù)責(zé)本部門工作范圍內(nèi)與食品安全管理體系及HACCP體系有關(guān)的文件的編寫和審核、使用的管理。

 

　　3.4公司綜合部是文件的歸口管理門，負(fù)責(zé)文件的標(biāo)識、發(fā)放與回收，存檔與管理。

 

4、術(shù)語和定義

 

　　受控文件：是指對文件的有效性進(jìn)行跟蹤管理的文件。

 

　　所有食品安全管理活動，應(yīng)以受控文件作為依據(jù)，任何員工使用非受控文件均應(yīng)考慮因此而可能承擔(dān)的責(zé)任。

 

5、實施要求

 

　　5.1文件分類、編號和版本標(biāo)識

 

　　5.1.1食品安全管理體系及HACCP體系由管理手冊、程序文件、工作文件、外來文件、表格和記錄五部分組成，分別規(guī)定編號規(guī)則如下：

 

　　1）管理手冊：公司代碼-食品安全管理體系及HACCP體系-手冊代碼發(fā)布順序號

 

　　如FSMS-HYK-01食品安全管理體系及HACCP體系手冊

 

　　2）程序文件：程序文件代號-順序號。

 

　　CX代表食品安全管理體系及HACCP體系要求的程序文件。

 

　　----如食品安全管理體系及HACCP體系的程序文件：HYK-CX-01

 

　　3）工作文件：公司代碼-制度文件代號-順序號。

 

　　如HYK-ZD-01代表第01號工作文件。(原有管理制度不變，新增按此編號。)

 

　　4）表格（記錄格式）：公司代碼-程序文件代號-順序號。

 

　　如HYK-CX-01-01代表記錄，是1號程序文件使用的第1份記錄格式。

 

　　當(dāng)多份文件都引用到相同的表格時，以最先引用該表格的文件為基礎(chǔ)，相同的表格只能有一個文件編號。

 

　　5）記錄的編號即記錄標(biāo)識：使用流水號或第幾頁共幾頁表示。

 

　　6）外來文件保留原編號。

 

　　5.1.2文件的版本與狀態(tài)：

 

　　食品安全管理體系及HACCP體系文件應(yīng)標(biāo)明版本和狀態(tài)。

 

　　其格式為：第一版本用A/0，A表示該文件是第一版文件，0表示該版本的文件沒有修改,在第一版文件上進(jìn)行修訂的次數(shù)用1，2等阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

 

　　第二版本用英文字母“B”表示，修訂狀態(tài)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，即0,1，2，等。如B/0表示第二版本，B/1表示第二版本第一次修改。

 

　　5.2文件受控狀態(tài)

 

　　5.2.1公司內(nèi)部使用的食品安全管理體系及HACCP體系文件均為受控文件。

 

　　5.2.2公司文件管理員針對所有受控文件建立公司《管理體系文件一覽表》。

 

　　5.2.3公司外部使用的食品安全管理體系及HACCP體系文件均為非受控文件。

 

　　5.3文件編制、審核、批準(zhǔn)

 

　　5.3.1方針、目標(biāo)和管理手冊、程序文件由食品安全小組組長組織編制并審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)頒布實施。

 

　　5.3.2工作文件由需求部門負(fù)責(zé)人組織編制、審核，并由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

 

　　5.3.4組織文件編寫人員時，應(yīng)包含到該文件涉及到的職能部門的代表。

 

　　5.3.5管理體系文件一律用宋體，行距固定為22磅。

 

　　其他未詳細(xì)規(guī)定事項套用本文件格式。

 

　　5.4文件的發(fā)放、保存和管理

 

　　5.4.1食品安全管理體系及HACCP體系文件經(jīng)批準(zhǔn)后，原版文件由公司綜合部保存并不得外借。

 

　　以電子媒體形式保存的文件和資料應(yīng)備份和加密保護，防止丟失或損壞。

 

　　5.4.2文件發(fā)放對象由食品安全小組組長根據(jù)文件使用需要批準(zhǔn)，保證在文件的使用處有相應(yīng)的文件。

 

　　由公司文件管理員統(tǒng)一復(fù)制食品安全管理體系及HACCP體系文件，并在文件封面或第一頁按發(fā)放的先后順序標(biāo)注受控分發(fā)號以作標(biāo)識，然后發(fā)放到各使用部門或人員，填寫《文件發(fā)放/回收登記表》，由文件使用人或其主管簽領(lǐng)。

 

　　體系文件發(fā)放的同時發(fā)放其引用的表格(記錄格式)。

 

　　5.4.3外部人員僅是借閱文件，應(yīng)由食品安全小組組長批準(zhǔn)后，填寫《文件借閱登記表》，由公司文件管理員統(tǒng)一復(fù)制并追蹤借閱文件是否按時歸還。

 

　　5.4.4《管理體系文件一覽表》應(yīng)適時更新以反映文件實際修改狀態(tài)。

 

　　5.4.5文件應(yīng)分別標(biāo)識，由使用人保存于通風(fēng)防潮、防蛀、安全的適宜地方(現(xiàn)場使用的文件可置于現(xiàn)場，非現(xiàn)場使用的文件置于公司綜合部)，以防文件損壞。任何人不得在受控文件上亂涂亂畫，不準(zhǔn)私自外借。應(yīng)確保文件清晰，易于識別和檢索。

 

　　5.4.6公司綜合部定期對各部門文件保管情況進(jìn)行檢查。在每次內(nèi)部質(zhì)量審核前應(yīng)全面檢查各類在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

 

　　5.4.7因破損或陳舊而需重新領(lǐng)用的文件，分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)舊文件；因丟失而補發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件分發(fā)號失效，公司綜合部文件管理員做好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。

 

　　5.5文件的更改

 

　　5.5.1文件更改由文件更改部門申請，填寫《文件更改申請通知單》，由原文件編制部門和審核人審核，經(jīng)原文件批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后執(zhí)行更改。

 

　　5.5.2更改文件的標(biāo)識：

 

　　1）文件更改范圍和程度比較小的，如僅更改幾行字且涉及面比較窄時，只更改狀態(tài)不變動版本,如由B/0變?yōu)锽/1。

 

　　2）修訂狀態(tài)標(biāo)識的跨度由修改人視修改的大小而定；對于多次更改或更改范圍比較大，則應(yīng)升級版本號，并將修訂狀態(tài)歸0，如由B/0變?yōu)镃/0。

 

　　5.5.3只需要修訂的文件更改，按原文件發(fā)放范圍發(fā)放《文件更改申請通知單》，由各文件保管人負(fù)責(zé)按《文件更改申請通知單》要求對原文件標(biāo)注更改，并填寫《文件更改申請通知單》。

 

　　對需要換版的文件更改，執(zhí)行5.3和5.4的規(guī)定，發(fā)放換版后的文件時收回原文件，在原《文件發(fā)放回收一覽表》欄注明，執(zhí)行5.6的規(guī)定。

 

　　5.6文件回收、作廢與銷毀

 

　　當(dāng)文件不適用或文件持有人變動時，公司綜合部應(yīng)將相應(yīng)的文件回收，在原《文件發(fā)放回收一覽表》欄注明。

 

　　回收的文件，需要作廢的，由公司綜合部填寫《文件記錄銷毀清單》，報食品安全小組組長批準(zhǔn)后集中銷毀。

 

　　若需要保留時，僅保存原件，同時標(biāo)明“作廢留用”，以防止其非預(yù)期的使用。

 

　　5.7外來文件

 

　　5.7.1國家法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及可能影響公司整體作業(yè)的外來文件（如公司的文件），由公司綜合部組織各職能部門識別、收集、獲取，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，進(jìn)行編號和受控標(biāo)識，并按工作需要進(jìn)行分發(fā)，填寫《文件發(fā)放回收一覽表》。

 

　　外來文件應(yīng)編入單獨列表《外來文件清單》，并在表頭注明區(qū)別。

 

　　5.7.2公司員工因工作需要的外來文件，需識別其是否與食品安全管理體系及HACCP體系有關(guān)，若有關(guān)，轉(zhuǎn)交公司綜合部，執(zhí)行5.7.1。

 

　　5.7.3公司綜合部和外來文件使用部門應(yīng)當(dāng)跟蹤外來文件的發(fā)展，當(dāng)外來文件有更新版時，應(yīng)進(jìn)行換版更改，執(zhí)行5.5規(guī)定，并更新《外來文件清單》。

 

　　5.7.4公司內(nèi)部不對外來文件進(jìn)行修訂。若外來文件有不適用之處，應(yīng)在引用該外來文件的文件中予以說明或編制新的文件予以規(guī)范。

 

　　5.8文件的使用和評審

 

　　5.8.1文件是活動的依據(jù)，應(yīng)得到完全執(zhí)行。文件發(fā)布后（包括更改）應(yīng)有必要的培訓(xùn)，以確保人員對文件的理解。

 

　　5.8.2文件管理和使用部門都可在工作中、內(nèi)部審核和管理評審會議上提出對現(xiàn)有質(zhì)量、食品安全管理體系及HACCP體系文件進(jìn)行評審，必要時則予以修改。

 

　　5.8.3每次內(nèi)部審核，包括審核所有受控文件的有效性，必要時進(jìn)行修改。

 

　　5.9記錄的管理

 

　　記錄是一種特殊的文件，除遵守本程序的適用規(guī)定外，還依據(jù)《記錄控制程序》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行（如受控分發(fā)、修改等）。

 

6、相關(guān)文件

 

　　記錄控制程序

 

7、相關(guān)記錄

 

　　受控文件清單

 

　　文件發(fā)放回收一覽表

 

　　文件借閱復(fù)制記錄表

 

　　文件更改申請通知單

 

　　文件記錄銷毀清單

 

　　外來文件清單