手機版
1、目的
為了供應商管理嚴格按照原則和制度進行，及時對供應商進行考核和評價，激勵供應商提高供貨質量，定期與供應商進行互訪和維護，保持良好的供應關系，保證本公司采購工作的順利進行，特制定本制度。
2、范圍
凡本公司有關供應商管理的各類事項，除另有規(guī)定外，均依照本制度進行處理。
3、管理職責
本公司供應商管理工作由采購部負責，生產(chǎn)部、質量部和財務部等相關部門應當予以配合。
4、供應商開發(fā)程序與原則
4.1供應商開發(fā)需嚴格按照下列程序進行，以保證本公司尋找到合適的潛在供應源。
供應商開發(fā)程序為:供應商信息收集、“供應商基本資料表”填寫、供應商接洽、供應商問卷調查、樣品鑒定、提出供應商調查申請。
4.2 供應商開發(fā)的基本原則是“Q.C.D.S” 原則，也就是質量、成本、交付與服務并重的原則。
5、供應商調查原則和管理制度
5.1由采購部牽頭組成供應商調查小組，分別對供應商的價格、品質、技術、生產(chǎn)管理等做出評核，選出合格供應商。
5.2供應商調查必須堅持公平、公正的原則，以免本公司的利益受到損害。
6、供應商考核與監(jiān)督原則
6.1與供應商簽訂合約之后，應當定期、不定期地對供應商進行考核。
6.2供應商考核結果將用于對供應商進行評級，以根據(jù)等級對供應商實施不同的管理，幫助落后供應商進行改進，激勵供應商提供更好的產(chǎn)品和服務。
6.3 定期或不定期地對供應商進行評價，對不合格供應商應解除供應合作協(xié)議，對合格供應商應要求其增加供應。
7、供應商關系管理原則
采購部必須與供應商保持一定頻率的互訪，尋求與供應商建立戰(zhàn)略關系，保證本公司的戰(zhàn)略供應。
8、考核對象
凡列入本公司“合格供應商名單” 的所有供應商均為本公司供應商監(jiān)督與考核的對象。
9、考核項目
采購部應定期或不定期對合格供應商就品質、交貨日期、價格、服務等項目做出評價。
10、考核頻率
10.1采購專員應負責每月對關鍵、重要材料的供應商考核一次，每季度對普通材料的供應商考核一次。
10.2采購專員負責每半年對所有供應商進行一次總評，列出各個供應商的評價等級，并依照規(guī)定實施獎懲。
10.3采購主管負責每年對合格供應商進行一次復查。復查流程和對供應商初評相同。
10.4如果供應商出現(xiàn)重大品質、交貨日期、價格、服務等問題時，企業(yè)可以隨時對供應商進行復查。
11、考核標準
采購部在進行供應商考核與評價時，應綜合考慮以下六方面的標準，擇優(yōu)選取。
11.1是否有合法的經(jīng)營許可證，是否具備必要的資金能力。
11.2 是否按照國家標準建立質量保證體系，且通過質量管理認證。
11.3生產(chǎn)管理水平是否先進，能否進行彈性供貨。
11.4是否具備足夠的生產(chǎn)能力，是否能夠滿足本公司的連續(xù)需求以及進一步擴大生產(chǎn)的需要。
11.5是否有具體的售后服務措施，并且令人滿意。
11.6之前所供應產(chǎn)品的質量是否符合本公司的要求。
12、考核方法
12.1主觀法。主觀法根據(jù)個人印象和經(jīng)驗對供應商進行評價， 評價的依據(jù)比較籠統(tǒng)，適合采購人員在對供應商進行初評時使用。
12.2 客觀法�？陀^法是指依據(jù)事先制定的標準或者準則對供應商情況進行量化考核、審定，包括調查表法、現(xiàn)場打分評比、供應商表現(xiàn)考評、供應商綜合審核以及總體成本法等。
13、考核制度
公司對供應商實行評分分級的考核制度。供應商考核項目包括質量、交貨期、服務、價格水平等。
14、考核結果處理
14.1考核標準和考核結果應由采購專員以書面形式通知供應商�？己嗽u分以及相應級別處理如下表所示。
供應商考核結果處理表
|
級別 |
分值 |
獎懲情況表 |
|
A類 |
90分以上 |
酌情增加采購，優(yōu)先采購，特殊情況下可辦理免檢，貨款優(yōu)先支付。 |
|
B類 |
80-89分 |
要求其對不足部分進行整改并將結果以書面形式提交，對其采購策略維持不變。 |
|
C類 |
70-79分 |
對其減少采購量，并要求其對不足部分進行整改、將整改結果以書面形式提交，采購部對其糾正措施和結果進行確認后決定是否繼續(xù)正常采購。 |
|
D類 |
69分以下 |
從“合格供應商名單”中刪除，與其終止采購供應關系。 |
14.2企業(yè)應對評價考核為B級和C級的供應商進行必要的輔導。D 級供應商如果想重新向本公司供貨，應重新按照新供應商選擇的流程接受調查評核或者參加本公司招標。
15、交期監(jiān)督
采購專員應對合格供應商進行交貨期監(jiān)督，要求其準時交貨，同時記錄由供應商原因引起的分批發(fā)運而造成的超額費用。
16、質量監(jiān)督
16.1 采購部應對合格供應商進行質量監(jiān)督，由質量部和采購部記錄合格供應商的供貨質量情況，出現(xiàn)不合格產(chǎn)品時應當對供應商提出警告，連續(xù)兩批產(chǎn)品均不合格的應暫停采購。
16.2責令不合格供應商查明原因并提高產(chǎn)品質量，如果有所改進，再另行決定是否繼續(xù)采購。如果供應商不能在限期內提高產(chǎn)品質量，則由采購部負責人報總經(jīng)辦批準之后，與其終止合作。
17、終止合作
17.1對于即將終止合作的供應商，應由采購專員書面通知供應商，在供應商理解解除供應關系的基礎上，和供應商明確公平的解約方案，以便將雙方損失降到最低。
17.2解除合作關系時，應明確雙方的責任和合理的時間安排。雙方的責任包括對已經(jīng)發(fā)生費用的結算、對合約中的保密條款的遵守等。
18、互訪制度
采購專員應對其負責的供應商進行維護，經(jīng)常和供應商進行互訪和檢查，以便增強交流合作和掌握最新的市場信息和產(chǎn)品發(fā)展趨勢。
19、互訪頻率
采購專員對銷售規(guī)模較大的A 級供應商必須保證3次/月的互訪，對B級供應商保證2次/月的互訪，對C級供應商保證1次/月的互訪。
互訪中應當溝通雙方合作狀況、出現(xiàn)問題的解決方案、各自企業(yè)信息及下一步的合作計劃。
20、互訪形式以及要求
20.1電話互訪，限于日常性事務溝通。
20.2上門拜訪，限于專項任務及重點問題。
20.3大型商務會晤，限于整體策略性、方向性、規(guī)模性的洽談。
21、互訪標準
采購專員與供應商進行互訪時應遵循下圖所示的七條標準來進行。
21.1采購專員外出拜訪供應商必須經(jīng)采購部經(jīng)理級別以上人員同意。
21.2采購部經(jīng)理、采購主管需要指導采購專員拜訪供應商，并定期參加商務會談。
21.3確保與供應商進行信息溝通，包括產(chǎn)品信息、市場信息、銷售信息等。
21.4遵守公司各項規(guī)定，堅持原則，做好保密工作。
21.5注意外出拜訪時的個人著裝。
21.6高級客人來訪時，采購部人員應做好接待工作，注意維護公司形象，檢查桌牌、資料、幻燈片及禮品等是否布置到位。
21.7采購人員與供應商進行正式商務談判必須填寫備忘錄并建立檔案。
22、其他形式的供應商維護
22.1 公司采購、研發(fā)、生產(chǎn)、技術部門可對供應商進行業(yè)務指導和培訓，但應注意保護公司產(chǎn)品核心或關鍵技術不擴散、不外泄。
22.2公司可以對重要的、有發(fā)展?jié)摿Φ�、符合公司投資方針的供應商投資入股，建立與供應商的產(chǎn)權關系。
23、建立供應商檔案
為了便于管理，企業(yè)必須對所有供應商建立資料檔案。采購部應有專人管理供應商的檔案資料。供應商檔案資料主要包括下圖所列的九個方面。
1．供應商調查表
2．供應商產(chǎn)品價格登記表
3．供應商企業(yè)資料
4．供應商采購合同
5．供應商洽談登記表
6．供應商顧客投訴登記表
7．供應商顧客服務登記表
8．供應商銷售業(yè)績分析表
9．優(yōu)秀供應商綜合評估表
24、收集供應商資料
24.1采購合同簽訂后，一般應在三個月內由采購專員將該供應商的材料進行收集整理。
24.2因故不能按期整理的，應由責任人做出書面說明，由采購主管定期催辦。
24.3整理的檔案應包括涉及該供應商的全部文件材料和記錄。采購現(xiàn)場監(jiān)控系統(tǒng)錄制的音像資料也應作為輔助檔案資料保存。
24.4公司采購檔案不符合要求的，責任采購專員應盡快補齊相應材料，保證檔案的完整、真實、有效。
25、變更供應商檔案
如果供應商經(jīng)營狀況發(fā)生重大變化或者供應商發(fā)生重要擔保、重大合同糾紛或訴訟以及信用等級和資質變化等可能影響履約能力的重大事項，責任采購專員應及時要求其向采購部提供書面報告，并及時更新供應商檔案資料。
26、查閱供應商檔案
相關人員在調閱供應商檔案時，應先向采購部負責人提出申請，得到批準后方可進行查閱。查閱完畢后應當及時歸還供應商檔案。
