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一、這些詞語不要出現(xiàn)
和檢查員溝通可不是說的越多越好，有些話甚至?xí)a(chǎn)生反效果……
1）我想這可能是…
這意味著你不知道、不了解，如果你是負(fù)責(zé)人，這意味著你并沒有盡到應(yīng)負(fù)的責(zé)任---你應(yīng)該知道，不要試圖欺騙，不要說你不知這一狀況。
2）是的，通常是…
這樣回答立即會(huì)引起檢查人員追問不正常情況；應(yīng)該避免，除非你有文件驗(yàn)證、支持不正常的情況；切記-回答僅回答被問的問題，不要試圖猜測(cè)檢查人員的下一個(gè)問題。
3）那不是我的問題…
引出一個(gè)非常負(fù)面的反應(yīng)，不要把你責(zé)任范圍應(yīng)負(fù)責(zé)的問題推給其它部門，一定會(huì)引發(fā)調(diào)查就這一問題所相關(guān)的所有方面的問題，意味著部門間的不和諧，檢查人員一定會(huì)從“假想這里一定有相關(guān)問題”而開始調(diào)查。
4）那太貴了…
要注意，所有負(fù)面的回應(yīng)，都是不可接受的；當(dāng)檢查人員認(rèn)為那是必須采取的措施，而我們選擇的方案由于價(jià)格原因未有效執(zhí)行，通常會(huì)被認(rèn)為沒有很好的執(zhí)行SOP；同樣，變更對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的影響沒有可靠的保證，這樣馬上就顯示出變更缺乏控制管理。
5）說實(shí)話 …
脫口而出的口頭禪會(huì)給檢查員一個(gè)印象，以上的回答都不是實(shí)情，成功的檢查是建立在誠信的基礎(chǔ)上的，不要讓粗心和無意漸漸地毀了誠信。
6）我們一直就是這樣…
尤其是面對(duì)檢查員質(zhì)疑時(shí)，這句話會(huì)表明你沒有改正的意向；看起來是不想聽取檢查員的意見；你的知識(shí)水平太差了，欠缺培訓(xùn)。
二、與檢查員溝通的準(zhǔn)備及技巧
1）一定要提前指定好由誰回答檢查員問題，最好全程有一位經(jīng)驗(yàn)豐富的領(lǐng)導(dǎo)陪同。
2）未在SOP中規(guī)定而進(jìn)行操作和管理的內(nèi)容，盡量不要和檢查員交談。
3）問啥答啥，禁止臨時(shí)發(fā)揮，不要展開或演繹解釋過多問題（檢查人員大多時(shí)候會(huì)在不同的地點(diǎn)、時(shí)間，向不同的人員提出同樣的問題。如果答案是不一致的，他們會(huì)產(chǎn)生疑問，為什么會(huì)這樣）。
4）對(duì)檢查員提問進(jìn)行回答時(shí)：
a.不能拒絕
b.直接回答，不能含糊不清
c.絕不能出現(xiàn)相互矛盾的回答
d.問題比較復(fù)雜或者發(fā)生頻率較低，不能保證回答準(zhǔn)確時(shí)，可以參考文件。可以說我們有明確的規(guī)定，我們都是按照規(guī)定執(zhí)行，我需要看一下規(guī)定，以確保答案的準(zhǔn)確性
e.確實(shí)不會(huì)回答時(shí)，坦誠承認(rèn)并提出讓更了解的人回答
5） 在回答問題時(shí)特別注意：
要自信地回答問題，確保你的回答是準(zhǔn)確的。如果你不知道，可放棄回答并提出讓更了解的人回答；如果問題的回答需要從專家的角度回答，請(qǐng)專家回答。如果你承諾了一個(gè)問題，一定要完成它，切記不要說謊。
三、與檢察員溝通的10要10不要
1、十要
1）要將你所提供的回應(yīng)，全部整理歸納；
2）要做你或部門需做的事，講你或部門所需講的；
3）要確保所提供的資料或數(shù)據(jù)，在出示之前已被審核確認(rèn)過；
4）要及時(shí)地給出正確的資料或信息；
5）要確保你及部門的區(qū)域干凈整潔；
6）要及時(shí)解決和處理細(xì)小的問題，在檢查員知道之前；
7）如果你沒聽懂所問的問題，首先要弄清楚問題再回答；
8）僅就問題而答，只要拿所需資料；
9）要非常熟悉你的現(xiàn)場(chǎng)和檔案資料；
10）要快速提供關(guān)鍵的文件檔案。
2、十不要
1）不要猜測(cè)。如果你不是最適合的人選，你就不要回答；
2）不要胡聊。確保你的回答簡明而正確；
3）不要被檢查人員干擾，保持平靜和有序的心態(tài)完成；
4）不要顯得沒有信心，吞吞吐吐；
5）不要說謊或回避；
6）不要給出不可能獲得支持的承諾；
7）不要首先申辯而后回應(yīng)；
8）不要提供虛假的數(shù)據(jù)或信息；
9）不要違反SOP， 同時(shí)也不許檢查人員違反；
10）不要提供與本次認(rèn)證無關(guān)的同類資料給檢查人員。
