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1.目的
為規(guī)范本企業(yè)在接受監(jiān)管部門巡視檢查、巡視工作時的接待、配合、整改等環(huán)節(jié)的操作，確保檢查工作順利進(jìn)行，及時落實監(jiān)管要求，持續(xù)提升食品安全管理水平，特制定本程序。
2.適用范圍
本程序適用于所有政府監(jiān)管部門對本企業(yè)進(jìn)行的各類食品安全檢查、飛行檢查、專項巡視及抽樣檢驗等活動的全過程管理。
3.職責(zé)分工
3.1 總經(jīng)理辦公室：
負(fù)責(zé)總體協(xié)調(diào)，指定專人檢查工作的總協(xié)調(diào)人，安排接待事宜。
3.2 質(zhì)量管理部：
作為主要對接部門，負(fù)責(zé)提供相關(guān)文件資料、陪同檢查、記錄檢查情況、跟進(jìn)整改工作。
3.3 生產(chǎn)部、倉儲部、采購部等相關(guān)部門：
配合檢查工作，提供現(xiàn)場及相關(guān)數(shù)據(jù)支持。
3.4 法務(wù)部：
對檢查過程中涉及的法律問題提供專業(yè)意見。
4.監(jiān)管部門檢查接待流程
4.1 檢查通知接收
4.1.1 收到監(jiān)管部門檢查通知后，接收人應(yīng)立即向總經(jīng)理辦公室及質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)人匯報。
4.1.2 記錄檢查通知的相關(guān)信息，包括檢查部門、檢查時間、檢查人員、檢查范圍及要求等。
4.2 前期準(zhǔn)備
4.2.1 總協(xié)調(diào)人根據(jù)檢查要求，組織相關(guān)部門準(zhǔn)備所需文件資料（包括營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證、質(zhì)量管理文件、生產(chǎn)記錄、檢驗報告等）。
4.2.2 安排檢查路線，確保生產(chǎn)車間、倉庫、檢驗室等檢查場所符合參觀條件。
4.2.3 確定陪同人員，原則上由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)人作為主要陪同人，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人協(xié)助。
4.3 現(xiàn)場接待
4.3.1 檢查人員到達(dá)時，由總協(xié)調(diào)人或指定人員負(fù)責(zé)接待，核對檢查人員身份及檢查權(quán)限。
4.3.2 簡要介紹企業(yè)基本情況，提供檢查所需的便利條件（如必要的防護(hù)用品、辦公用品等）。
4.3.3 保持禮貌、專業(yè)的態(tài)度，如實回答檢查人員的詢問，不隱瞞、不推諉。
5.監(jiān)管部門抽樣配合規(guī)定
5.1 抽樣準(zhǔn)備
5.1.1 接到抽樣通知后，質(zhì)量管理部立即準(zhǔn)備抽樣所需的相關(guān)信息，包括產(chǎn)品批次、生產(chǎn)記錄、庫存數(shù)量等。
5.1.2 確保待抽樣產(chǎn)品處于正常存儲條件下，標(biāo)識清晰完整。
5.2 抽樣過程配合
5.2.1 嚴(yán)格按照檢查人員要求，協(xié)助選取抽樣地點和抽樣產(chǎn)品。
5.2.2 對抽樣過程進(jìn)行記錄，包括抽樣時間、地點、產(chǎn)品名稱、批次、數(shù)量、抽樣人等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。
5.2.3 如對抽樣過程有異議，應(yīng)禮貌提出并記錄在案，但不得阻撓正常抽樣工作。
5.3 抽樣后處理
5.3.1 及時跟蹤抽樣產(chǎn)品的檢驗進(jìn)度及結(jié)果。
5.3.2 將抽樣記錄及相關(guān)信息存檔保存，保存期限不少于產(chǎn)品保質(zhì)期后六個月。
6.檢查過程配合要求
6.1 資料提供
6.1.1 按照檢查人員要求，及時、準(zhǔn)確提供相關(guān)文件和記錄。
6.1.2 提供的資料需真實有效，對涉密信息可按規(guī)定說明并協(xié)商處理方式。
6.2 現(xiàn)場檢查配合
6.2.1 引導(dǎo)檢查人員按預(yù)定路線進(jìn)行檢查，確保檢查工作有序進(jìn)行。
6.2.2 對檢查人員提出的問題，由相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行解答，確保信息準(zhǔn)確無誤。
6.2.3 禁止任何形式的干擾、阻礙檢查工作的行為。
6.3 檢查記錄確認(rèn)
6.3.1 檢查結(jié)束后，認(rèn)真核對檢查記錄，對其中準(zhǔn)確的內(nèi)容予以確認(rèn)簽字。
6.3.2 如對記錄內(nèi)容有異議，應(yīng)在簽字時注明，并附上書面說明。
7.檢驗不合格或不符合項的整改程序
7.1 問題確認(rèn)
7.1.1 收到檢驗不合格報告或不符合項通知書后，質(zhì)量管理部應(yīng)立即組織相關(guān)部門對問題進(jìn)行核實。
7.1.2 明確問題的性質(zhì)、嚴(yán)重程度及影響范圍，形成初步分析報告。
7.2 整改方案制定
7.2.1 在確認(rèn)問題后24小時內(nèi)，由質(zhì)量管理部牽頭組織相關(guān)部門制定整改方案，明確整改措施、責(zé)任部門、責(zé)任人及完成期限。
7.2.2 整改方案需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施，重大問題的整改方案應(yīng)邀請外部專家進(jìn)行評審。
7.3 整改實施
7.3.1 責(zé)任部門嚴(yán)格按照整改方案組織實施整改工作，質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)跟蹤整改進(jìn)度。
7.3.2 整改過程中需做好記錄，保存相關(guān)證據(jù)材料。
7.4 整改驗收
7.4.1 整改完成后，由質(zhì)量管理部組織內(nèi)部驗收，確認(rèn)整改效果。
7.4.2 內(nèi)部驗收合格后，形成整改報告，連同相關(guān)證據(jù)材料一并報送監(jiān)管部門。
7.4.3 對監(jiān)管部門復(fù)查提出的新要求，按上述流程再次組織整改。
7.5 預(yù)防措施
7.5.1 針對出現(xiàn)的問題，組織開展原因分析，找出管理體系中存在的漏洞。
7.5.2 制定并實施預(yù)防措施，防止類似問題再次發(fā)生。
7.5.3 對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高食品安全意識和操作技能。
8.記錄管理
8.1 所有與監(jiān)管檢查相關(guān)的記錄（包括檢查通知、接待記錄、抽樣記錄、檢查記錄、整改方案、整改報告等）均需妥善保存。
8.2 記錄保存期限不少于3年，涉及重大質(zhì)量問題的記錄保存期限不少于5年。
9.培訓(xùn)與演練
9.1 定期組織員工進(jìn)行本程序的培訓(xùn)，確保相關(guān)人員熟悉接待、配合及整改要求。
9.2 每年至少組織一次模擬檢查演練，檢驗本程序的有效性和員工的應(yīng)對能力。
10.附則
10.1 本程序由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)解釋。
10.2 本程序自發(fā)布之日起施行。
10.3 如遇國家相關(guān)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)更新，應(yīng)及時對本程序進(jìn)行修訂。
