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文件和記錄管理是食品企業(yè)食品安全管理體系的重要組成部分，企業(yè)采購、加工、貯存、檢驗、銷售等相關(guān)活動都應有相應的詳細記錄。文件和記錄應按照操作規(guī)程管理，內(nèi)容應準確、清晰、便于追溯。
一、相關(guān)要求如下
1、應建立文件、記錄管理制度，對文件進行有效管理，確保各相關(guān)場所使用的文件均為有效版本。
2、應真實記錄食品原料、食品添加劑和食品包材等食品相關(guān)產(chǎn)品的名稱、規(guī)范、數(shù)量、供貨者名稱及聯(lián)系方式、進貨日期等內(nèi)容。
3、應如實記錄食品加工過程（包括工藝參數(shù)、環(huán)境監(jiān)測等）、產(chǎn)品貯存情況及產(chǎn)品的檢驗批號、檢驗日期、檢驗人員、檢驗方法、檢驗結(jié)果等內(nèi)容。
4、應如實記錄出廠產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)批號、購貨者名稱及聯(lián)系方式、檢驗合格單、銷售日期等內(nèi)容。
5、應如實記錄發(fā)生召回的食品名稱、批次、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)生召回的原因及后續(xù)整改方案等內(nèi)容。
6、食品原料、食品添加劑和食品包材等食品相關(guān)產(chǎn)品進貨查驗記錄，食品出廠檢驗記錄應由記錄和審核人員復合簽名，記錄內(nèi)容應完整。保存期限不得少于2年。
7、應建立客戶投訴處理機制。對客戶提出的書面或口頭意見、投訴，企業(yè)相關(guān)管理部門應作記錄并查找原因，妥善處理。
8、鼓勵采用先進技術(shù)手段（如電子計算機信息系統(tǒng)），進行文件管理。
二、實施要點
文件管理制度是對文件的制定、審核、批準、發(fā)放、培訓、使用、更改、標識、回收、作廢、存檔等活動進行管理的依據(jù)。
文件是信息及其承載媒體，記錄、規(guī)范、程序文件、圖樣、報告、標準等均可以采用電子計算機信息系統(tǒng)進行管理。文件可以是計算機磁盤、光盤、軟件系統(tǒng)或其他電子媒體，或它們的組合。
食品生產(chǎn)企業(yè)實施食品生產(chǎn)活動時應有相應的計劃作為指引，計劃應當有書面文件，執(zhí)行應當有記錄。記錄是一種特殊的文件，是提供活動、產(chǎn)品（或服務）符合相關(guān)要求、管理體系有效運行、能夠進行有效追溯的客觀證據(jù)，也是驗證、預防和糾正措施的證據(jù)。
記錄是反映實際生產(chǎn)活動實施結(jié)果的書面文件，食品生產(chǎn)的所有環(huán)節(jié)，從采購、生產(chǎn)、檢驗、倉儲、物流到銷售都要有記錄可查證追溯。記錄必須真實、準確、完整，體現(xiàn)生產(chǎn)過程中的實際情況。食品企業(yè)在符合相關(guān)法律法規(guī)要求的前提下，可根據(jù)自身實際情況作出相應的規(guī)定，記錄可以是紙質(zhì)文件或電子記錄。
企業(yè)應建立客戶投訴處理機制，根據(jù)規(guī)定的客戶投訴處理程序，對客戶提出書面或口頭意見、投訴做好記錄，通知企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門查找原因，給出妥善處理意見，對客戶及時反饋和答復，保留相應的記錄，包含企業(yè)內(nèi)部糾正措施的記錄。
1、文件管控要求一般包括：
�、儆兄贫ā徍�、修改程序，明確文件發(fā)放部門；
②當客觀情況發(fā)生變化，如組織機構(gòu)變化、產(chǎn)品變更、相關(guān)法律法規(guī)變化時，應對文件進行審核，必要時進行修改；
�、蹜獙ξ募抻啝顟B(tài)進行標識，即版本號、修訂狀態(tài)、修訂一覽表等；
�、艹F(xiàn)行有效版本外，其他版本不得出現(xiàn)在文件應用場所，以免混淆，收、發(fā)文登記表、受控文件清單等應有詳細記載；
⑤文件字跡應清晰、有編號，易于識別；
�、夼c產(chǎn)品（或服務）有關(guān)的外來文件，如與產(chǎn)品有關(guān)的標準、法律法規(guī)等，應有單獨標志或單獨存放，應有保管和使用措施等的規(guī)定；
⑦作廢文件要及時收回，如需保存應加注“作廢”字樣，保存期限不得少于2年；
⑧文件的歸檔、查詢、作廢等應由專人管理。
2、記錄管控要求一般包括：
�、儆涗涍M行標識、編號、登記（記錄清單）；
�、谟涗浶枰４嬖谶m宜的場所，以防損壞和丟失；
�、垡�(guī)定記錄的保管、借閱要求；
�、苡涗洃子跈z索和查找；
�、萦涗洷４嫫谙薏坏蒙儆�2年；
�、抟�(guī)定記錄處置和銷毀的要求；
�、哂涗洸坏秒S意更改和更新，因記錄有誤等確有必要更改和更新時應當遵循相應的規(guī)程操作。
