每一個(gè)企業(yè)都會(huì)建立自己的供應(yīng)商評(píng)選流程，這個(gè)流程的建立、發(fā)布和修訂會(huì)通過一定的受控程序來完成。這里給出一個(gè)具有共性的供應(yīng)商評(píng)選流程以供讀者參考。

 

　　典型的供應(yīng)商評(píng)選流程分為4 個(gè)階段：詢價(jià)準(zhǔn)備階段、報(bào)價(jià)階段、接受報(bào)價(jià)與確認(rèn)階段、評(píng)選與定點(diǎn)階段。

 

1、詢價(jià)準(zhǔn)備階段

 

　　為某一個(gè)具體采購需求選定適當(dāng)?shù)墓��?yīng)商，第一步就是要理解該需求的各項(xiàng)技術(shù)和商務(wù)要求。

 

　　采購組織就采購需求與內(nèi)部用戶部門加以確認(rèn)后，需要將需求進(jìn)行匯總，編制成詢價(jià)文件，并再次與內(nèi)部用戶部門及研發(fā)部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等利益相關(guān)方進(jìn)行溝通審定。詢價(jià)文件中通常包括針對(duì)有形產(chǎn)品的規(guī)格要求和針對(duì)無形服務(wù)方面的工作說明書兩部分內(nèi)容。

 

　　接下來，采購組織會(huì)依據(jù)品類管理戰(zhàn)略和尋源策略、企業(yè)的政策、尋源決策委員會(huì)及法律法規(guī)等方面的要求和指南，從合格供應(yīng)商庫(可能有其他來源)中遴選出詢價(jià)或招標(biāo)對(duì)象，再通過電子郵件、供應(yīng)商關(guān)系管理系統(tǒng)、招標(biāo)平臺(tái)等各種恰當(dāng)渠道，向詢價(jià)或招標(biāo)對(duì)象發(fā)送詢價(jià)文件。發(fā)送詢價(jià)文件也稱采購征詢，一般有4種類型的文件，即信息請(qǐng)求書、報(bào)價(jià)請(qǐng)求書、方案請(qǐng)求書、招標(biāo)邀請(qǐng)書。

 

2、報(bào)價(jià)階段

 

　　報(bào)價(jià)階段始于供應(yīng)商接收到各種詢價(jià)文件。完成詢價(jià)文件的接收過程因采購征詢方式的不同會(huì)存在些許差異。如公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)，往往需要供應(yīng)商通過線下或線上渠道購買標(biāo)書，才算正式收到詢價(jià)文件。

 

　　采購組織常常會(huì)要求供應(yīng)商收到詢價(jià)文件后，在一定期限內(nèi)告知“詢價(jià)文件已收悉”，以及是否給予報(bào)價(jià)，能否在報(bào)價(jià)截止日期前提交報(bào)價(jià)文件。

 

　　供應(yīng)商獲取完整的詢價(jià)文件后，首先會(huì)仔細(xì)閱讀和理解詢價(jià)文件中的需求。這時(shí)，供應(yīng)商由于對(duì)這些需求存在不同程度的疑問，需要與采購組織進(jìn)行溝通和確認(rèn)。對(duì)于比較復(fù)雜的采購需求，采購組織還可能會(huì)采用報(bào)價(jià)前會(huì)議(或招標(biāo)前會(huì)議) 、現(xiàn)場(chǎng)踏勘等形式，解答供應(yīng)商對(duì)詢價(jià)文件(含招標(biāo)文件)的各種疑問。

 

　　當(dāng)各方對(duì)詢價(jià)文件達(dá)成一致理解后，供應(yīng)商即可正式開始進(jìn)行成本核算與報(bào)價(jià)工作。

 

3、接受報(bào)價(jià)與確認(rèn)階段

 

　　供應(yīng)商完成并提交報(bào)價(jià)給采購組織，首先應(yīng)確保采購組織接收到報(bào)價(jià)文件。采購組織接收到報(bào)價(jià)文件并不等于接受了報(bào)價(jià)。通常，采用正式招投標(biāo)方式的采購組織都可能會(huì)由于報(bào)價(jià)格式、所需資質(zhì)、提交時(shí)間等方面的問題而合理拒絕接受供應(yīng)商的報(bào)價(jià)。

 

　　在非正式的招投標(biāo)場(chǎng)合，包括采用電子競(jìng)價(jià)采購方式時(shí)，采購組織還可能對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行預(yù)審，并可能給予供應(yīng)商“報(bào)價(jià)過高”等反饋信息。

 

　　需要注意的是，采購組織提醒供應(yīng)商“報(bào)價(jià)過高，需要重新報(bào)價(jià)”的做法在很多私營性質(zhì)的組織里并不屬于“違規(guī)”，但如果向某家供應(yīng)商提供其他供應(yīng)商的報(bào)價(jià)相關(guān)信息，則會(huì)存在道德操守和合規(guī)性方面的問題。

 

　　另外，采購組織與供應(yīng)商之間就最終報(bào)價(jià)進(jìn)行再確認(rèn)也是一種常見的做法。

 

4、評(píng)選與定點(diǎn)階段

 

　　供應(yīng)商的報(bào)價(jià)得到最終確認(rèn)后，采購組織會(huì)依據(jù)預(yù)先設(shè)置好的供應(yīng)商選定方法和評(píng)選標(biāo)準(zhǔn)(包括評(píng)標(biāo)方法和評(píng)標(biāo)規(guī)則)就供應(yīng)商的技術(shù)和商務(wù)要求滿足程度，以及產(chǎn)能、經(jīng)驗(yàn)、財(cái)務(wù)、風(fēng)險(xiǎn)等多項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分，最終選出合適的供應(yīng)商。

 

　　在正式招投標(biāo)采購中，采購組織通常需要向選中的供應(yīng)商發(fā)送中標(biāo)通知，并將最終的中標(biāo)結(jié)果進(jìn)行公示。公示期滿沒有異議后，采購組織才會(huì)與選中的供應(yīng)商正式簽訂合同。在非正式招投標(biāo)采購中，即使對(duì)采購組織沒有將供應(yīng)商選定結(jié)果向社會(huì)公示的硬性要求，也建議采購組織將供應(yīng)商選定結(jié)果在內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)。